Muhasebe dünyasının tamamen dijitalleştiği bu yıllarda, “Defter Beyan Sistemi” (DBS) ve “e-Defter” kavramları sıklıkla birbirine karıştırılıyor. İkisi de kağıt defter kullanımını ortadan kaldırsa da, aslında farklı mükellef gruplarına hitap eden iki ayrı dünyadır. Kısa cevap: Hayır, birbirlerinin yerine geçmezler; hangi usulde defter tutuyorsanız o sistemi kullanmak zorundasınız. Ancak, bu yazıda Defter Beyan sistemi kapsamında defter tutanların e-Fatura uygulamasına dahil oldukları için e-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorunda olup olmadıkları incelenmiştir.
Kısaca Defter Beyan Sisteminden ve e-Defterden bahsedelim.
Defter Beyan Sistemi (DBS) Nedir?
Bulut tabanlı bir sistemdir. Kayıtlar doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sunucularında tutulur.
- Kimler Kullanır?: Serbest meslek erbapları (doktor, avukat, mali müşavir), işletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve basit usule tabi mükellefler.
- Özelliği: Ayrıca bir “e-Defter beratı” oluşturmanıza veya dosya yüklemenize gerek yoktur. Kaydı girdiğiniz an defter oluşmuş sayılır.
e-Defter Nedir?
Bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerin, Yevmiye ve Kebir defterlerini elektronik dosya formatında oluşturup GİB’e onaylattıkları (berat aldıkları) sistemdir.
- Kimler Kullanır?: Bilanço esasına tabi şahıs işletmeleri, Limited ve Anonim şirketler, Kooperatifler vb.
- Özelliği: Özel bir yazılım aracılığıyla XML dosyaları oluşturulur ve belirli periyotlarla GİB’e gönderilir.
DBS ve e-Defter Aradasındaki Temel Farklar
| Özellik | Defter Beyan Sistemi (DBS) | e-Defter |
| Mükellef Grubu | 2. Sınıf Tüccarlar (İşletme) & Serbest Meslek Erbapları | 1. Sınıf Tüccarlar (Bilanço) |
| Dosya Saklama | GİB sunucularında tutulur. | Mükellef saklamakla yükümlüdür. |
| Berat Gönderimi | Gerek yoktur. | Ayda/Üç Ayda bir berat yüklenmesi zorunludur. |
| Geçiş Zorunluluğu | İşe başlama ile başlar. | Belirli ciro sınırlarına bağlıdır. |
e-Fatura Mükelleflerinin Defter Beyan ve e-Defter Karşısındaki Durumu
E-belge uygulamalarına geçiş süreçlerinde en sık tereddüt edilen hususlardan biri; e-Fatura kullanıcısı olan ancak henüz bilanço esasına geçmemiş mükelleflerin e-Defter yükümlülüğüdür. Kural olarak e-Fatura uygulamasına dahil olan mükellefler e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır. Bu zorunluluğun en net ve güncel yasal dayanağı, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği‘dir.
İlgili tebliğin “3.2. e-Defter Uygulamasına Dâhil Olma Zorunluluğu” başlıklı bölümünün 3.2.1. numaralı fıkrası bu durumu açıklar.
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği, Madde 3.2.1: “Aşağıda sayılan mükelleflerin e-Defter uygulamasına dâhil olmaları zorunludur: 1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler.“
e-Fatura’ya Geçenler Zorunlu Olarak e-Defter’e mi Geçiyor?
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’ndeki tanımlar ve edefter.gov.tr adresindeki güncel duyurular ışığında bu sorunun cevabı netleşmiştir: Hayır!
İlgili tebliğin Tanımlar ve Kısaltmalar başlıklı 2. Maddesinde bize ışık tutacak iki tanımlama yapılmıştır:
Elektronik Defter “Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütününü”
Elektronik Defter Uygulaması “Başkanlık ve Genel Müdürlük tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak oluşturulan elektronik defterlere ilişkin onay süreçlerinin yerine getirilmesi amacı ile hazırlanan www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan uygulamayı” şeklinde tanımlanmıştır.
Buna göre elektronik defter şekil hükümlerinden bağımsız değerlendirilmiş ve www.edefter.gov.tr adresinde yer alan uygulamaya olarak tanımlanmıştır.
Açıklamalara istinaden tebliğin Diğer Hususlar isimli 7. Maddesi 6. Fıkrasında:
“e-Defter tutanların faaliyet hacmi, teknolojik kısıtlar ve benzeri nedenlerle, başta veri bütünlüğü, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması olmak üzere e-Defter oluşturulması, kaydedilmesi, onaylanması, muhafazası ve ibrazı ile ilgili olarak mali mühür veya elektronik imza yerine başka yöntemlerin kullanılmasına karar verilebileceği gibi uygulamadan yararlanmaya ilişkin özel esaslar belirlenebilir.“ ibaresi yer alır. Takip eden 7 numaralı fıkrada ise “Bu Tebliğ kapsamında, edefter.gov.tr adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilir.” İbaresi yer almaktadır.
www.edefter.gov.tr adresinde yer alan ‘Elektronik Ortamda Tutulabilecek Defterler’ bölümündeki ‘Defter-Beyan Sistemi Kapsamında Tutulan Defterler’ ibaresinden de anlaşılacağı üzere; e-Defter uygulamasına geçiş zorunluluğu kapsamına giren ancak henüz bilanço esasına (1. Sınıf) geçiş hadlerini aşmayan mükellefler, kayıtlarını Defter-Beyan Sistemi üzerinden tutmaya devam edebilirler. Bu doğrultuda, işletme esasına göre defter tutan mükelleflerin bilanço usulüne geçiş yapana kadar e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu bulunmamaktadır.
Özetle Şema Şöyle İşler:
Bilanço Defteri (1. Sınıf) + e-Fatura = e-Defter Zorunlu.
İşletme Defteri (2. Sınıf) + e-Fatura = Defter Beyan Sistemi’ne devam.
Serbest Meslek + e-Fatura = Defter Beyan Sistemi’ne devam.
Sonuç
Kısacası, sadece e-Fatura sistemine dahil olmanız sizi otomatik olarak e-Defter mükellefi yapmaz. Belirleyici olan, Vergi Usul Kanunu kapsamında hangi sınıf defteri tuttuğunuzdur. Ancak ciro artışlarınız sizi Bilanço esasına taşıyorsa, e-Defter hazırlıklarına başlamanız gerekir.
Sorumluluk reddi beyanı: İşbu yucebasmusavirlik.com sitesinde yer alan tüm bilgiler, veriler ve içerikler yalnızca bilgilendirme amacıyla paylaşılmaktadır. yucebasmusavirlik.com sitesinde yer alan bilgilere dayanarak gerçekleştirebileceğiniz eylemlerden ve bunların sonuçlarından Yücebaş Mali Müşavirlik’i sorumlu tutmamayı kabul etmiş sayılırsınız. Buna ilaveten Yücebaş Mali Müşavirlik, yucebasmusavirlik.com sitesinde yer alan herhangi bir bilgi veya içeriğin doğruluğunu, zararlı bileşen içermediğini garanti etmez. Bu bilgi ve içerikler üzerinde önceden bildirimde bulunmaksızın değişiklik yapabilir, güncelleme taahhüdü vermez.
